Описание:
Секретарь на ресепшен Вас приветствует Avanta Russia — ведущая международная компания, предоставляющая решения в сфере подбора и управления персоналом. Мы работаем на российском рынке с 2002 года и предлагаем широкий спектр услуг, включая подбор постоянных и временных сотрудников, аутсорсинг бизнес-процессов и многое другое!Мы ищем энергичного и ответственного Секретаря на ресепшен для работы на проекте нашего клиента — крупной компании в Москве. Если вы хотите стать частью динамичной команды и внести свой вклад в успешное функционирование офиса, то эта вакансия для вас!
Требования:
Опыт от года Знание excel (впр, таблицы, несложные формулы) Знание 1С
Обязанности:
Организация и координация работы службы ресепшн. Составления графика работы службы на неделю. Ежедневный мониторинг надлежащего состояния зоны ресепшн (вызов сотрудника клининговой службы/разнорабочего/кофе-леди) Заказчика. Прием гостей и посетителей. Оформление пропусков для гостей и ТС в системе Заказчика. Прием и распределение телефонных звонков, поступающих на телефонный номер Заказчика. Приём и распределение почты по запросу сотрудников (для личной передачи в руки от курьеров). Ведение реестра. Взаимодействие с почтовой службой Заказчика. Контроль за бронированием переговорных комнат. Помощь сотрудникам Заказчика в бронировании переговорных. Взаимодействие с Управляющей компанией (вызов инженерной службы, передача документов на Reception 1го этажа, вызов лифтера, проблемы с пропуском ТС гостей на КПП и пр.). Взаимодействие со службами Заказчика: IT, горничные, техники, инженеры, уборка для координации организации встреч и мероприятий в офисе. Обучение временных и новых сотрудников ресепшн. Контроль чистоты и работы в штатном режиме (освещение, роль-шторы, умный дом) флагманской переговорной Board Room. Контроль чистоты на этаже, в переговорных комнатах и кафе. Инициация запросов на оплату услуг отдела facilities в системе 1С. Создание запросов на закупку услуг/материалов (РО) в системе 1C. Заведение новых поставщиков в системе. Отслеживание и устранение технических ошибок при заведении запросов в системе 1С. Координация процесса проведения документов в системе 1С с бухгалтерией в системе. Координация корректного документооборота между инициатором услуги и Клиентским отделом. Своевременная обработка счетов и передачу документов на оплату; своевременное реагирование на счета, попавшие в статус отклоненных. Корректировка договоров и ДС и заведение договоров (ДС) в систему CA после постановки задачи Заказчиком, работа с одобряющими. Предоставление информации инициаторам от Заказчика о статусах оплаты счетов. Отправка экземпляров закрывающих документов поставщикам.
Условия:
График 5/2 с 8:00 до 17:00 или с 10:00 до 19:00 Офис БЦ «Крылатские холмы» Деловой стиль одежды на рабочем месте – белая блузка/рубашка, тёмные брюки/юбка Оклад 100 000 руб на руки.
